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档案整理的顺序有哪些

更新时间:2024-08-14 点击次数:1892 次

哈尔滨档案整理的顺序通常遵循一系列标准化的步骤,以确保档案的完整性、有序性和可检索性。这些步骤主要包括确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符以及编制检索工具,即组件(卷)、分类、排列、编号与编目等五个核心环节。以下是详细的档案整理顺序:


1.组件(卷)


定义:档案整理的第一步是确定档案的基本整理单位,即组件或组卷。这涉及到明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。


操作:


对于照片、录音、录像、实物档案等,一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即视为一件。


文书档案件的构成较为复杂,收文一般包括文件处理单、文件正本等,发文则包括文件正本、发文稿纸、定稿等。在件内排序时,通常要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后等。


2.分类


定义:将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别,以揭示档案之间的内在联系,使档案形成一套有机体系。


操作:


文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类,如年度—机构(问题)—保管期限等。


照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似,但一般按照问题进行分类较为适宜。


哈尔滨档案整理


3.排列


定义:在分类的基础上,进一步确定档案在分类体系中的具体位置或次序。


操作:


以件为单位整理的文书档案,在z低一级类目内按时间结合事由排列,同一事由的文件按照形成先后顺序排列。


以卷为单位整理的科技档案,如科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列;设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列。


4.编号


定义:对分类排列后的档案编制档号,为档案提供唯一标识符。


操作:


以件为单位整理档案,其档号结构可能包括全宗号、档案门类代码、年度、机构(问题)、保管期限、件号等。


以卷为单位整理的档案,其档号结构可能包括全宗号、目录号(类别号、项目号)、案卷号、件(页、张)号等。


5.编目


定义:编制档案目录,以便检索和利用档案。


操作:


以件为单位整理档案应编制归档文件目录。


以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果,依据档号顺序逐卷、逐件开展。


综上所述,档案整理的顺序是一个系统而有序的过程,从组件(卷)开始,经过分类、排列、编号,z后到编目,每一步都至关重要,共同构成了档案整理工作的完整体系。